Αναλυτικό βίντεο χειροκίνητης εισαγωγής ασφαλισμένου σε ένα μήνα χρήσης και δημιουργία κωδικού πληρωμής.
Αρχείο Excel με τους κωδικούς περιοχών.
Συχνές Ερωτήσεις
- Ερώτηση 1: Οι κωδικοί επαγγέλματος πως χρησιμοποιούνται;
-
Θα πρέπει να επιλεχθούν οι σωστοί κωδικοί ανάλογα με την ειδικότητα πρόσληψης του κάθε υπαλλήλου.
Αν υπάρχει αναντιστοιχία, καλό θα είναι να μας ενημερώσετε τι κωδικούς χρησιμοποιείτε. - Ερώτηση 2: Σε ένα πρόγραμμα μισθοδοσίας πχ σε αλλαγή μισθού η νέα καταχώρηση περιλαμβάνει το νέο μισθό και όχι την διαφορά. Η νέα καταχώρηση υπερκαλύπτει την παλαιότερη με τα νέα δεδομένα γιατί και ο φόρος και οι εισφορές και οι ασφαλιστικές κρατήσεις υπολογίζονται για το σύνολο των αποδοχών του μήνα. Πως είναι δυνατόν να υπολογίζουμε διαφορά θετική η αρνητική για να παράγουμε διορθωτικές κινήσεις;
-
Αν το πρόγραμμα μισθοδοσίας δεν καταγράφει τα Ποσά ανά Τύπο Αμοιβής και ανά Μήνα/Έτος που αφορά αυτή η Αμοιβή, για δική του Ιστορικότητα και στατιστικά μεταβολών, τότε αυτό ναι είναι πρόβλημα.
Σε αυτή την περίπτωση θα πρέπει να χρησιμοποιηθεί ένα νέα αρχείο, το οποίο θα ενημερώνετε κάθε φορά που θα παράγετε το XML και σε αυτό θα πρέπει να καταγράφονται ανά Υπάλληλο τα Ποσά, ο Τύπος Αμοιβής του κάθε Ποσού και ο Μήνας/Έτος που αφορά αυτή η Αμοιβή. Έτσι όταν θα πρέπει να σταλθούν διορθώσεις, θα υπάρχει το απεσταλμένο Ποσό καθώς και το Νέο Ποσό, οπότε θα μπορεί να υπολογιστεί η διαφορά τους. - Ερώτηση 3: Ποια είναι η ανοχή στα ποσά των εισφορών ανά εργαζόμενο και πόσα δεκαδικά χρησιμοποιείτε για τον υπολογισμό τους εφόσον θα γίνεται αυτόματα από εσάς; Για κάποιο εργοδότη με 900 εργαζόμενους ακόμα και με ένα δεκαδικό λιγότερο η διαφορά θα είναι σημαντική και πιθανόν να υπάρξει πρόβλημα με την ασυμφωνία xml αρχείων και πραγματικών πληρωμών.
-
Οι υπολογισμοί γίνονται με ακρίβεια 5 δεκαδικών ψηφίων, άρα οι αποκλίσεις θα είναι από ελάχιστες έως μηδενικές.
- Ερώτηση 4: Πως μπορεί ο χρήστης να περιλαμβάνει διορθώσεις προηγούμενων μηνών; Θα πρέπει κάθε φορά που θα «τρέχει» το πρόγραμμα δημιουργίας του xml να ανατρέχει και σε όλες τις προηγούμενες περιόδους αναζητώντας διαφορές.
-
Απ την στιγμή που θα καταγράφονται τα Ποσά και οι υπόλοιπες πληροφορίες που τα αφορούν, που έχουν εξαχθεί στο XML, είναι εύκολη η αυτόματη σύγκριση και ο εντοπισμός των διαφοροποιημένων Ποσών, καθώς και ο υπολογισμός των διαφορών που θα πρέπει να σταλούν ανά Υπάλληλο, Τύπο Αμοιβής και Μήνα/Έτος που αφορά αυτή η Αμοιβή στο νέο XML.
Με αυτόν τον τρόπο διασφαλίζετε πως το πρόγραμμα μισθοδοσίας θα "εντοπίσει" αυτόματα όλες τις μεταβολές και έτσι αυτές δεν θα ξεχαστούν να σταλούν στο Ταμείο
- Ερώτηση 5: Θα πρέπει να δώσετε στους εργοδότες κάποιο πρόγραμμα ώστε να μπορούν να δημιουργούν/επεξεργάζονται το ζητούμενο xml.
-
Οι Εργοδότες ή οι Λογιστές τους θα έχουν πρόσβαση σε ένα Portal του συστήματος και από εκεί θα μπορούν να μεταφέρουν αυτόματα την εικόνα του προηγούμενου Μήνα Χρήσης σε έναν επόμενο Μήνα Χρήσης και στην συνέχεια να περνούν μόνο τις μεταβολές (αλλαγές μισθών, απολύσεις, προσλήψεις, κτλ), όπου αυτές υπάρχουν. Η διαδικασία θα είναι απλή, αλλά για εταιρείες με πολλούς εργαζόμενους (50+) η καλύτερη λύση είναι η αυτόματη παραγωγή του XML αρχείου, καθώς μόνο τα απογραφικά στοιχεία και οι Μισθοί θα μπορούν να μεταφερθούν. Όλες οι υπόλοιπες Απολαβές (Bonus, Ασθένειες, Επιδόματα, Δώρα, κτλ) θα πρέπει να μπαίνουν χειροκίνητα.
- Ερώτηση 6: Το πεδίο κλίμακα μισθοδοσίας SalaryScaleCode για εργαζόμενους μισθωτούς συμπληρώνεται ή συμπληρώνεται μόνο σε περίπτωση εργοδότη ;
-
Το πεδίο αυτό αφορά μόνο τους Ιδιοκτήτες.
- Ερώτηση 7: Μπορούν να γίνουν διορθωτικές δηλώσεις για τύπους καταβολής πχ BONUS, όπου αρχικά δεν υπήρχαν στην αρχική υποβολή. Για παράδειγμα στο αρχείο του μήνα Μαρτίου, υπήρχε τύπος μόνο SALARY, και στον μήνα Μάιο γίνεται διορθωτική για τον μήνα Μάρτιο για τύπο Bonus.
-
Αν δεν έχει σταλεί η Αρχική Δήλωση, δεν μπορεί να σταλεί κάποια Διόρθωσή της, γιατί δεν θα βρεθεί η Αρχική Δήλωση έτσι ώστε να "κουμπώσει" η Διόρθωση. Σε αυτή την περίπτωση θα πρέπει να σταλεί απλά η Δήλωση που δεν είχε σταλεί.
- Ερώτηση 8: Το πεδίο Μισθός TotalSalary θα εμφανίζεται πάντα ο μισθός της πλήρους απασχόλησης ή θα εμφανίζεται ο μισθός με βάση το είδος απασχόλησης ( πλήρη ή μερική). Για παράδειγμα αν ο εργαζόμενος είναι μερική απασχόληση τότε θα εμφανίζεται ο μισθός μερικής απασχόλησης.
-
Θα πρέπει να εμφανίζετε το Ποσό του Μισθού του Εργαζομένου βάση του οποίου υπολογίζονται οι Ασφαλιστικές του Εισφορές.
- Ερώτηση 9: Ένας ασφαλισμένος πήρε στο τέλος του χρόνου Μπόνους ή επίδομα ισολογισμού που αφορά το προηγούμενο έτος. Πως θα γίνει η δήλωση;
-
Όταν ένας εργοδότης δηλώνει μπόνους ή επίδομα ισολογισμού που αφορούν προηγούμενους μήνες, τότε θα πρέπει το πρόγραμμα μισθοδοσίας να δέχεται πληροφορία για πόσους μήνες αφορά.
Στη συνέχεια θα υπολογίζονται από το πρόγραμμα μισθοδοσίας το μπόνους ή επίδομα ισολογισμού που αναλογούν σε κάθε μήνα και θα δηλώνονται ανάλογα.Το αρχείο που εξάγει θα πρέπει να περιλαμβάνει εγγραφές για κάθε μήνα που αφορά το Μπόνους ή το επίδομα ισολογισμού.
Για να γίνει το αρχείο δεκτό από το OPUS θα πρέπει να προηγηθεί επικοινωνία με το ταμείο για να ξεκλειδωθούν οι παλαιότεροι μήνες.
Αν εκείνο το μήνα ο εργαζόμενος έχει ήδη λάβει μπόνους ή επ. ισολογισμού τότε χρειάζεται να δηλωθεί διορθωτική εγγραφή CORR που περιλαμβάνει τις διορθώσεις και όχι το απόλυτο νέο ποσό.
Διαφορετικά θα έλθει η νέα εγγραφή να αντικαταστήσει την παλιά.Αυτή η μεταγενέστερη δήλωση μπόνους ή επ. ισολογισμού δεν θα επιφέρει κανένα πρόστιμο.
- Ερώτηση 10: Πως γίνεται ο έλεγχος πλαφόν ανά περίοδο;
-
Ο έλεγχος πλαφόν ανά περίοδο γίνεται ως εξής:
ΜΙΣΘΟΣ + ΜΠΟΝΟΥΣ + ΑΝΑΔΡΟΜΙΚΑ + ΑΣΘΕΝΕΙΑ + ΥΠΕΡΩΡΙΕΣ + ΕΠΙΔ. ΙΣΟΛΟΓΙΣΜΟΥ => Σύνολο ανά μήνα.
Οι υπόλοιποι κωδικοί ξεχωριστά ανά μήνα. - Ερώτηση 11: Τί πρέπει να κάνω σε περίπτωση που δηλώνω ασφαλισμένο, για τον οποίο δεν γνωρίζω ή δεν είμαι σίγουρος για τον ΑΜ και ανεβάζω αρχείο εισφορών τύπου xml;
-
Για τους εργοδότες που ανεβάζουν αρχεία εισφορών τύπου xml.
Προσοχή, στην περίπτωση που δηλώνετε ασφαλισμένο, για τον οποίο δεν γνωρίζετε ή δεν είστε σίγουροι για τον ΑΜ, τότε θα πρέπει στο πεδίο ΑΜ του αρχείου xml να υπάρχει η ένδειξη «NEW» και σε καμία περίπτωση να μην δηλώνετε τυχαίο ΑΜ.
- Ερώτηση 12: Ο Κωδικός Ταχυπληρωμής (RFXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX) μπορεί να χρησιμοποιηθεί πολλές φορές;
-
Προσοχή, ο Κωδικός Ταχυπληρωμής (RFXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX) μπορεί να χρησιμοποιηθεί ΜΟΝΟ ΜΙΑ ΦΟΡΑ και αφορά ΜΟΝΟ τις χρεώσεις και τους μήνες χρήσης που εμφανίζονται στην Ειδοποίηση Πληρωμής Οφειλής.